Decyzja o nawiązaniu współpracy z firmą sprzątającą to ważny krok dla każdego przedsiębiorstwa. Jednak sam wybór odpowiedniego partnera to dopiero początek – równie istotne jest prawidłowe sformułowanie umowy, która precyzyjnie określi wzajemne zobowiązania i zabezpieczy interesy obu stron. W niniejszym artykule przyjrzymy się kluczowym elementom, na które należy zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy z firmą sprzątającą, aby uniknąć późniejszych nieporozumień i zapewnić wysoką jakość usług.
Kluczowe zapisy w umowie z firmą sprzątającą
Prawidłowo skonstruowana umowa z firmą sprzątającą powinna być precyzyjna i kompleksowa, obejmując wszystkie istotne aspekty współpracy. Oto najważniejsze elementy, które powinny znaleźć się w takim dokumencie:
1. Dane stron umowy
Na początku umowy powinny znaleźć się pełne dane identyfikacyjne obu stron:
- Pełne nazwy podmiotów
- Adresy siedziby
- Numery NIP i REGON
- Dane osób reprezentujących (imię, nazwisko, funkcja)
- Dane kontaktowe (telefon, email)
W umowie powinny znaleźć się dokładne dane obu stron – klienta i wykonawcy. Należy wpisać pełne nazwy, adresy, NIP, a także dane kontaktowe.
2. Przedmiot umowy i zakres usług
Ten punkt umowy jest szczególnie istotny i powinien bardzo precyzyjnie określać, jakie usługi będą świadczone przez firmę sprzątającą. Warto szczegółowo wymienić wszystkie czynności, częstotliwość ich wykonywania oraz standardy jakościowe.
„Warto szczegółowo opisać zakres usług. Precyzyjne określenie, jakie czynności sprzątające będą realizowane, jest niezbędne” – radzi specjalista.
Przykładowy opis zakresu usług może obejmować:
- Codzienne sprzątanie powierzchni biurowych (odkurzanie, mycie podłóg)
- Czyszczenie sanitariatów (częstotliwość, zakres)
- Mycie okien (jak często, jaką techniką)
- Czyszczenie mebli biurowych
- Opróżnianie koszy na śmieci
- Odświeżanie pomieszczeń socjalnych
- Sprzątanie ciągów komunikacyjnych
- Usługi specjalistyczne (np. pranie wykładzin, polimeryzacja podłóg)
3. Harmonogram pracy
Precyzyjne określenie, kiedy usługi będą świadczone, jest kluczowe dla prawidłowej organizacji pracy w biurze.
„Ustal, w jakich dniach i godzinach usługi będą realizowane. Jasno określony harmonogram pozwoli na sprawną organizację” – zwraca uwagę ekspert.
W harmonogramie należy uwzględnić:
- Dni tygodnia, w które będzie wykonywane sprzątanie
- Godziny świadczenia usług (w trakcie czy po godzinach pracy biura)
- Harmonogram sprzątań specjalistycznych (np. mycie okien, pranie wykładzin)
- Procedury w przypadku dni świątecznych lub innych dni wolnych
4. Środki czystości i sprzęt
Umowa powinna jasno określać, która strona odpowiada za zapewnienie środków czystości i sprzętu niezbędnego do wykonania usług.
Określ, kto zapewnia środki czystości i sprzęt do sprzątania. Już na etapie negocjacji warto ustalić, czy w zakres usługi wchodzi dostarczenie środków czystości, czy będziesz je zapewniać we własnym zakresie.
W tym punkcie warto uwzględnić:
- Kto dostarcza podstawowe środki czystości
- Kto zapewnia sprzęt sprzątający
- Rodzaj i jakość stosowanych środków (np. ekologiczne, hipoalergiczne)
- Kto odpowiada za środki higieniczne (mydło, papier toaletowy, ręczniki papierowe)
5. Wynagrodzenie i warunki płatności
To jeden z najważniejszych punktów umowy, który powinien precyzyjnie określać kwestie finansowe.
Umowa powinna zawierać dokładne informacje o: wysokości wynagrodzenia, terminach płatności, formie rozliczenia. Warto też ustalić, czy podana cena zawiera wszystkie koszty, czy też trzeba liczyć się z dodatkowymi opłatami.
W tym punkcie należy uwzględnić:
- Kwotę wynagrodzenia (netto i brutto)
- Sposób rozliczania (ryczałt miesięczny, stawka godzinowa, inna forma)
- Terminy i formę płatności (przelew, gotówka)
- Zasady waloryzacji wynagrodzenia
- Ewentualne dodatkowe opłaty za usługi wykraczające poza standardowy zakres
Tabela 1: Porównanie form wynagrodzenia firm sprzątających
| Forma wynagrodzenia | Zalety | Wady | Zalecana dla |
|---|---|---|---|
| Ryczałt miesięczny | Przewidywalność kosztów, prostota rozliczeń | Mniejsza elastyczność przy zmianach zakresu | Stałych, regularnych zleceń |
| Stawka godzinowa | Płacisz tylko za faktycznie przepracowany czas | Trudniejsza kontrola kosztów, ryzyko przedłużania prac | Zmiennego zakresu prac, nieregularnych zleceń |
| Stawka za m² | Przejrzyste powiązanie kosztów z wielkością powierzchni | Nie uwzględnia różnic w trudności sprzątania różnych obszarów | Dużych, jednorodnych powierzchni |
| Cena za konkretne usługi | Precyzyjna wycena poszczególnych czynności | Skomplikowane rozliczenia | Zróżnicowanych, nieregularnych zleceń |
6. Czas trwania umowy i warunki jej rozwiązania
Umowa powinna precyzyjnie określać okres jej obowiązywania oraz warunki, na jakich może zostać rozwiązana przez każdą ze stron.
Ustal, czy umowa obowiązuje na czas określony, czy nieokreślony, oraz określ zasady jej wypowiedzenia. Ważne jest, aby mieć możliwość rozwiązania umowy, jeśli jakość usług nie będzie satysfakcjonująca.
W tym punkcie należy uwzględnić:
- Czas trwania umowy (określony lub nieokreślony)
- Okres wypowiedzenia dla każdej ze stron
- Warunki wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym
- Ewentualne kary umowne za przedwczesne rozwiązanie umowy
- Procedury związane z zakończeniem współpracy (np. zwrot kluczy, rozliczenie końcowe)
7. Odpowiedzialność za szkody
To niezwykle istotny punkt, który reguluje kwestię odpowiedzialności za ewentualne szkody powstałe podczas wykonywania usług.
„Ważne jest, aby określić, kto odpowiada za ewentualne uszkodzenia mienia w trakcie wykonywania prac. Profesjonalna firma powinna posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które pokryje koszty naprawy ewentualnych szkód” – wyjaśnia ekspert branżowy.
W tym punkcie należy uwzględnić:
- Zakres odpowiedzialności firmy sprzątającej
- Procedury zgłaszania i likwidacji szkód
- Informacje o polisie ubezpieczeniowej (numer, suma gwarancyjna)
- Wyłączenia odpowiedzialności (jeśli dotyczy)
- Terminy likwidacji szkód
8. Kontrola jakości i procedury reklamacyjne
Umowa powinna określać, w jaki sposób będzie weryfikowana jakość świadczonych usług oraz jakie procedury obowiązują w przypadku reklamacji.
„Dobrym rozwiązaniem jest ustalenie zasad kontroli jakości świadczonych usług, np. regularny audyt sprzątania” – radzi specjalista.
W tym punkcie należy uwzględnić:
- Sposób i częstotliwość kontroli jakości
- Osoby odpowiedzialne za odbiór prac
- Procedury zgłaszania reklamacji
- Terminy usunięcia usterek
- Konsekwencje powtarzających się problemów z jakością
9. Poufność i ochrona danych
Ze względu na dostęp personelu sprzątającego do pomieszczeń, w których mogą znajdować się poufne informacje, warto zadbać o odpowiednie zapisy dotyczące zachowania tajemnicy.
„Warto wprowadzić do umowy klauzule dotyczące poufności. Ma to szczególne znaczenie, gdy w biurze przechowywane są wrażliwe dane” – podkreśla ekspert.
W tym punkcie należy uwzględnić:
- Zobowiązanie do zachowania poufności
- Zasady dostępu do poszczególnych pomieszczeń
- Procedury postępowania z dokumentami
- Konsekwencje naruszenia poufności
- Odniesienia do przepisów RODO i ochrony danych osobowych
Największe pułapki w umowach z firmami sprzątającymi
Przy podpisywaniu umowy z firmą sprzątającą warto zwrócić uwagę na potencjalne pułapki, które mogą prowadzić do nieporozumień lub sporów w przyszłości:
1. Nieprecyzyjny zakres usług
Niejasny zakres usług może prowadzić do nieporozumień. Zadbaj o precyzję w określeniu zakresu prac.
Brak szczegółowego opisu obowiązków może skutkować sytuacją, w której firma sprzątająca wykonuje mniej prac, niż oczekiwał klient, argumentując, że dana czynność nie była uwzględniona w umowie.
2. Brak jasnych standardów jakościowych
Samo określenie czynności, bez zdefiniowania standardów ich wykonania, może prowadzić do różnic w interpretacji „czystości”. Warto określić obiektywne kryteria oceny jakości usług.
3. Niejasne zasady odpowiedzialności
„Warto dokładnie ustalić zasady dotyczące usuwania ewentualnych szkód czy problemów związanych z jakością usług” – podkreśla specjalista.
Brak precyzyjnych zapisów dotyczących odpowiedzialności za szkody może utrudnić uzyskanie odszkodowania w przypadku uszkodzenia mienia.
4. Sztywne warunki umowy bez możliwości modyfikacji
Potrzeby firm w zakresie sprzątania mogą się zmieniać (np. w związku z rozbudową przestrzeni biurowej lub zmianą liczby pracowników). Umowa powinna przewidywać możliwość elastycznego dostosowania zakresu usług do zmieniających się okoliczności.
5. Ukryte koszty i niejasne zasady płatności
Należy zwrócić uwagę, czy wszystkie koszty są jasno określone w umowie, aby uniknąć niespodziewanych dodatkowych opłat.
Tabela 2: Najczęstsze pułapki w umowach z firmami sprzątającymi i sposoby ich uniknięcia
| Pułapka | Potencjalne konsekwencje | Jak uniknąć |
|---|---|---|
| Nieprecyzyjny zakres usług | Niekompletne sprzątanie, spory o zakres obowiązków | Szczegółowa lista czynności z częstotliwością ich wykonywania |
| Brak standardów jakościowych | Trudności w ocenie jakości, subiektywne interpretacje | Zdefiniowanie obiektywnych kryteriów oceny czystości |
| Niejasne zasady odpowiedzialności | Problemy z uzyskaniem odszkodowania za szkody | Precyzyjne określenie odpowiedzialności i procedur likwidacji szkód |
| Zbyt długi okres wypowiedzenia | Trudności z zakończeniem współpracy z nierzetelnym wykonawcą | Wynegocjowanie rozsądnego okresu wypowiedzenia (np. 1 miesiąc) |
| Automatyczne przedłużanie umowy | Nieświadome kontynuowanie współpracy po okresie pierwotnym | Wprowadzenie wymogu pisemnego potwierdzenia przedłużenia |
| Ukryte koszty | Nieoczekiwane wydatki, przekroczenie budżetu | Wyraźne określenie, co jest wliczone w cenę, a co stanowi usługę dodatkową |
| Brak procedur reklamacyjnych | Trudności w egzekwowaniu jakości | Określenie terminów i zasad zgłaszania i realizacji reklamacji |
| Niejasne zasady dot. personelu | Częsta rotacja pracowników, brak ciągłości usług | Ustalenie wymogów dotyczących stałości personelu |
Na co zwrócić szczególną uwagę podczas negocjacji umowy?
Proces negocjacji umowy z firmą sprzątającą to moment, w którym można dostosować warunki współpracy do specyficznych potrzeb swojej organizacji. Oto, na co warto zwrócić szczególną uwagę:
1. Elastyczność warunków
„Ważna jest możliwość modyfikacji zakresu usług w trakcie trwania umowy. Potrzeby mogą się zmieniać, np. w związku z rozbudową biura” – zauważa ekspert branżowy.
Warto negocjować zapisy umożliwiające dostosowanie usług do zmieniających się potrzeb, bez konieczności renegocjacji całej umowy.
2. Gwarancje jakości
Profesjonalne firmy sprzątające powinny być gotowe do udzielenia gwarancji jakości swoich usług. Warto negocjować zapisy dotyczące gwarantowanego poziomu satysfakcji i konsekwencji niespełnienia tych standardów.
3. Warunki finansowe
Poza podstawową kwotą wynagrodzenia, warto zwrócić uwagę na:
- Zasady waloryzacji cen w długoterminowych umowach
- Możliwość negocjacji rabatów przy zwiększeniu zakresu usług
- Warunki płatności i ewentualne kary za opóźnienia
4. Okres próbny
„Dobrym rozwiązaniem jest wynegocjowanie okresu próbnego, podczas którego można ocenić jakość usług i zdecydować o kontynuacji współpracy” – sugeruje specjalista.
5. Prawa do wypowiedzenia umowy
Upewnij się, że warunki wypowiedzenia umowy są korzystne dla twojej firmy i dają możliwość zakończenia współpracy w przypadku niezadowalającej jakości usług.
Znaczenie załączników do umowy
Często szczegółowe informacje dotyczące usług sprzątania umieszcza się w załącznikach do umowy głównej. To praktyczne rozwiązanie, które pozwala na łatwiejszą modyfikację szczegółów bez konieczności zmiany całej umowy.
Najważniejsze załączniki do umowy to:
1. Szczegółowy zakres usług sprzątania
Dokładna specyfikacja czynności wykonywanych w poszczególnych pomieszczeniach, wraz z częstotliwością ich wykonywania.
2. Harmonogram prac
Szczegółowy plan określający, w które dni i o jakich godzinach będą wykonywane poszczególne usługi.
3. Wykaz używanych środków czystości
Lista preparatów, które będą stosowane podczas sprzątania, wraz z ich kartami charakterystyki (szczególnie istotne w przypadku alergików wśród pracowników).
4. Procedury kontroli jakości
Opis metod weryfikacji jakości wykonanych usług, wraz z kryteriami oceny i formularzami kontrolnymi.
5. Kopia polisy ubezpieczeniowej
Dokument potwierdzający posiadanie przez firmę sprzątającą ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.
Rola technologii w zarządzaniu umową z firmą sprzątającą
Nowoczesne rozwiązania technologiczne mogą znacząco usprawnić zarządzanie współpracą z firmą sprzątającą. Warto zwrócić uwagę, czy potencjalny partner oferuje:
1. Systemy raportowania online
Cyfrowe listy kontrolne i raporty: Wyposaż swój personel w narzędzia cyfrowe, aby dokładniej i spójniej rejestrować dane dotyczące usług. Platformy online, które umożliwiają śledzenie wykonanych prac i generowanie raportów, znacząco ułatwiają kontrolę jakości.
2. Aplikacje do komunikacji
Dedykowane aplikacje ułatwiające komunikację między zleceniodawcą a personelem sprzątającym przyspieszają reakcję na bieżące potrzeby.
„Aplikacje mobilne umożliwiają łatwą komunikację z firmą sprzątającą, śledzenie postępów prac oraz dokonywanie płatności online” – podkreśla ekspert branżowy.
3. Systemy zarządzania jakością
Zaawansowane rozwiązania technologiczne pozwalające na obiektywną ocenę jakości sprzątania i szybką identyfikację obszarów wymagających poprawy.
FAQ
Czy standardowa umowa zaproponowana przez firmę sprzątającą jest wystarczająca? Standardowe umowy często faworyzują firmę sprzątającą. Warto je dokładnie przeanalizować i wprowadzić modyfikacje dostosowane do specyficznych potrzeb twojej organizacji.
Jak długi powinien być okres wypowiedzenia umowy? Optymalny okres wypowiedzenia to zazwyczaj 30 dni, co daje obu stronom wystarczająco dużo czasu na znalezienie alternatywnych rozwiązań, ale nie jest zbyt długi w przypadku niezadowalającej współpracy.
Czy warto zawierać umowę na czas określony czy nieokreślony? Dla nowej współpracy korzystniejsza może być umowa na czas określony (np. 6-12 miesięcy) z opcją automatycznego przedłużenia. Pozwala to na przetestowanie jakości usług bez długoterminowego zobowiązania.
Czy można negocjować standardowe warunki umowy? Oczywiście. Większość punktów umowy jest negocjowalna, a profesjonalna firma sprzątająca będzie otwarta na dostosowanie warunków do potrzeb klienta.
Czy firma sprzątająca powinna mieć dostęp do wszystkich pomieszczeń? Nie zawsze. Warto rozważyć ograniczenie dostępu do pomieszczeń zawierających poufne informacje lub cenne mienie, lub zapewnić sprzątanie tych obszarów pod nadzorem.