Utrzymanie czystości okien w przestrzeni biurowej to kluczowy element zarządzania wizerunkiem firmy oraz dbania o komfort pracowników. Przedsiębiorcy często stają przed dylematem: czy zatrudnić profesjonalną firmę sprzątającą, czy może zlecić to zadanie własnemu personelowi? W niniejszym artykule przeprowadzimy dogłębną analizę obu rozwiązań, aby pomóc w podjęciu optymalnej decyzji.
Jak zauważa Marta Nowak, dyrektor operacyjna w firmie Indygoo: „Zlecając sprzątanie firmie zewnętrznej nie trzeba martwić się o zatrudnianie własnego personelu, zakup narzędzi, oraz środków chemicznych i higienicznych”. Jednak czy to rozwiązanie zawsze jest bardziej opłacalne?
Kalkulacja kosztów – perspektywa finansowa
Aby obiektywnie porównać oba rozwiązania, przeprowadźmy analizę kosztów dla przykładowego biura o powierzchni 500 m² z 60 oknami standardowej wielkości:
| Kategoria kosztów | Własny personel (rocznie) | Profesjonalna firma (rocznie) |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie pracowników | 45 000 – 60 000 zł (0,5 etatu) | W cenie usługi |
| Środki czystości i sprzęt | 5 000 – 8 000 zł | W cenie usługi |
| Szkolenia BHP | 1 000 – 2 000 zł | W cenie usługi |
| Urlopy i zwolnienia | Koszty zastępstw | Brak dodatkowych kosztów |
| Ubezpieczenia i świadczenia | 9 000 – 12 000 zł | W cenie usługi |
| Koszt usługi mycia okien (4 razy w roku) | Wliczone w wynagrodzenie | 12 000 – 16 000 zł |
| Nieprzewidziane wydatki | 3 000 – 5 000 zł | Brak lub minimalne |
| SUMA ROCZNA | 63 000 – 87 000 zł | 12 000 – 16 000 zł |
Powyższe zestawienie pokazuje znaczącą różnicę finansową na korzyść outsourcingu usług.
Warto zauważyć, że koszty samodzielnego mycia okien często nie są w pełni uwzględniane w budżetach firm. Poza bezpośrednimi wydatkami na wynagrodzenia i środki czystości, należy wziąć pod uwagę również koszty pośrednie:
- Koszt alternatywny – czas poświęcony przez pracowników na mycie okien mógłby zostać wykorzystany na ich podstawowe obowiązki.
- Koszty potencjalnych wypadków – ryzyko urazów podczas mycia okien na wysokościach.
- Koszty niedokładnego mycia – niezadowalające efekty mogą negatywnie wpływać na wizerunek firmy.
Jakość i efektywność – kluczowe różnice
Profesjonalne usługi sprzątania Poznań7 i innych specjalistycznych firm oferują nie tylko oszczędność finansową, ale również gwarancję wysokiej jakości. Oto główne różnice jakościowe między samodzielnym myciem a usługami profesjonalistów:
Profesjonalna firma sprzątająca:
- Specjalistyczny sprzęt – dostęp do zaawansowanych technologii, jak systemy mycia wodą demineralizowaną, roboty do mycia okien czy podnośniki dla okien na wysokościach.
- Wykwalifikowany personel – pracownicy przeszkoleni w zakresie technik czyszczenia różnych rodzajów szkła i ram.
- Optymalne środki czystości – dostęp do profesjonalnych, często niedostępnych w sprzedaży detalicznej środków.
- Gwarancja jakości – możliwość reklamacji w przypadku niedostatecznej jakości usługi.
- Ubezpieczenie OC – ochrona przed potencjalnymi szkodami podczas wykonywania usługi.
Własny personel:
- Ograniczony sprzęt – zazwyczaj podstawowe narzędzia dostępne w sprzedaży detalicznej.
- Brak specjalistycznego przeszkolenia – ryzyko stosowania niewłaściwych technik i środków.
- Ograniczona dostępność – problemy z zastępstwami w przypadku nieobecności.
- Brak dedykowanego ubezpieczenia – potencjalne ryzyko dla pracodawcy w przypadku wypadku.
Elastyczność i niezawodność – kluczowe aspekty organizacyjne
Wybór między własnym personelem a profesjonalną firmą sprzątającą to również kwestia elastyczności i niezawodności usług:
Profesjonalna firma:
- Elastyczność terminów – możliwość zamówienia usługi w dogodnym czasie, często poza godzinami pracy biura.
- Skalowalność – łatwość dostosowania zakresu usług do bieżących potrzeb.
- Gwarantowana ciągłość – firma sprzątająca zapewnia zastępstwa w przypadku nieobecności pracowników.
- Odpowiedzialność prawna – jasno określone warunki umowy i odpowiedzialność za ewentualne szkody.
Własny personel:
- Ograniczona elastyczność – konieczność wykonywania prac w godzinach pracy biura.
- Problemy kadrowe – trudności w przypadku nieobecności pracownika odpowiedzialnego za czystość.
- Dodatkowe obowiązki zarządcze – konieczność nadzoru i zarządzania dodatkowym personelem.
Kiedy samodzielne mycie okien może być opłacalne?
Istnieją sytuacje, w których zatrudnienie własnego personelu do mycia okien może być uzasadnione ekonomicznie:
- Bardzo małe biura – w przypadku niewielkich przestrzeni z kilkoma oknami koszty wezwania profesjonalnej firmy mogą być relatywnie wyższe.
- Lokalizacje odległe od większych miast – w miejscach, gdzie dostęp do profesjonalnych firm sprzątających jest ograniczony lub wiąże się z dodatkowymi kosztami dojazdu.
- Specyficzne wymagania czasowe – gdy konieczne jest częste mycie okien w niestandardowych porach.
- Integracja z innymi obowiązkami – gdy osoba odpowiedzialna za czystość może łączyć mycie okien z innymi zadaniami porządkowymi.
Przy powierzchni biurowej poniżej 100 m² i liczbie okien nieprzekraczającej 10-15, zatrudnienie osoby na część etatu, która zajmuje się kompleksowym utrzymaniem czystości, w tym myciem okien, może być ekonomicznie uzasadnione.
Optymalne rozwiązania hybrydowe
Coraz więcej firm decyduje się na rozwiązania hybrydowe, łączące zalety obu podejść:
- Podstawowa czystość – utrzymywana przez własny personel lub osobę zatrudnioną na część etatu.
- Specjalistyczne zadania – jak mycie okien na wysokościach, zlecane profesjonalnym firmom.
- Sezonowe generalne czyszczenie – wykonywane przez zewnętrznych specjalistów 2-4 razy w roku.
Hybrydowy model utrzymania czystości pozwala zoptymalizować koszty przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiej jakości najbardziej wymagających usług.
FAQ – Najczęstsze pytania dotyczące wyboru między własnym personelem a firmą zewnętrzną
Jak obliczyć rzeczywisty koszt samodzielnego mycia okien w firmie?
Należy uwzględnić nie tylko bezpośrednie koszty wynagrodzeń i środków czystości, ale również koszty szkoleń BHP, ubezpieczeń, okresów nieobecności, a także koszt alternatywny czasu pracy.
Jak często profesjonalne firmy sprzątające oferują mycie okien w pakietach usług?
Większość firm oferuje pakiety, w których standardowe mycie okien wykonywane jest co 3-6 miesięcy, z możliwością dokupienia dodatkowych usług w razie potrzeby.
Czy profesjonalne firmy sprzątające oferują usługi poza standardowymi godzinami pracy?
Tak, większość firm sprzątających oferuje elastyczne godziny pracy, w tym wieczorami, w weekendy czy wczesnym rankiem, aby minimalizować zakłócenia w pracy biura.
Jakie zabezpieczenia oferują profesjonalne firmy sprzątające w kontekście odpowiedzialności za ewentualne szkody?
Renomowane firmy posiadają ubezpieczenie OC oraz szczegółowe protokoły postępowania w przypadku uszkodzeń. Zakres odpowiedzialności powinien być jasno określony w umowie.
Czy opłaca się inwestować w roboty do mycia okien zamiast zatrudniania personelu lub firm zewnętrznych?
Roboty do mycia okien mogą być dobrym rozwiązaniem dla standardowych powierzchni szklanych, jednak ich koszt zakupu (od kilku do kilkunastu tysięcy złotych za profesjonalne modele) sprawia, że zwrot z inwestycji następuje dopiero po kilku latach, co czyni je opłacalnymi głównie dla dużych powierzchni biurowych.